旅行先がいつでもネットにつなげるところばかりではないでしょう。
出張先で大きなプロジェクトに取り組むので、メールを見る暇がないとかいろんな理由でメールを見れなくなることがあります。
そんなときはどんな大事なメールが届いているかもわからないので、せめてことわりのメールを、誰か自分の代わりに対応してほしいと思いますよね。
長期の旅行などで返信できない 何を使って知らせる その設定について紹介します。
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長期の旅行などで返信できない
旅行や出張などで、インターネットに接続しづらいとかで、長期間にわたって受信したメールを見ることができない時は、どんなメールが来たのか、どういう要件が書かれているのか、急ぎなのか、取るに足らない内容なのか、すべてわからないので、もし、重要な要件が入っていた時は、ビジネスに影響が出たり、大事な交友関係を台無しにする場合もあります。
今、ここにいないこと、返信ができないこと、いつまで待ってほしいことなどを自動的に返信できればいいですよね。
それもメールがあった相手だけに送信してくれれば、こんなに助かることはないですね。
何を使って知らせる
メールを受信した相手だけに、自動的にメールを返信できたらいいですよね。
実はそうゆう機能を持っているものがあります。
ＧｏｏｇｌｅのＧｍａｉｌです。
Ｇｍａｉｌには受診したメールの相手にあらかじめ設定した文面のメールを自動的に送信する機能があります。
設定画面で設定すると受信した相手だけに決まった文面を返信してくれます。
こんな便利な機能。
Ｇｍａｉｌを使うしかないですよね。
不在通知を簡単に設定できます。
その設定について
Ｇｍａｉｌの右上にある歯車のマークをクリックすると、真ん中ほどに「設定」がありますから。
それをクリックします。
すると通常、全般タブが開きますから、その画面を下にスクロールすると一番下に、「不在通知」という項目があります。
そこは通常は不在通知ＯＦＦに印が入っていますから。その下にある不在通知ＯＮに印を入れましょう。
印を入れたら、下にある開始日に実際に返信し始める日付を入れます。（例：2018年2月28日）
そして時期が過ぎれば自動的に設定を解除したいなら、終了日の日付も入れておきましょう。（オプションです、チェックを入れれば設定できます。）
件名には「旅行中につき不在です」というような内容を入れ。
その下にあるテキスト（メッセージ）には、どこに旅行しているので連絡がとれないなどのことわり文などを入れておきましょう。
全て入力できれば、下にある「変更を保存」をクリックして保存します。
これで、メールを受信したら入力した件名、メッセージのメールが相手方に送信されます。
不在通知の解除は、終了日を入れてればその日に自動的に解除されますが、すぐに解除したい時はＧｍａｉｌの画面の上部にある「今すぐ終了」をクリックすれば終了できます。
まとめ
ＧｏｏｇｌｅのＧｍａｉｌには不在通知の機能があります。
設定すれば、あらかじめ、連絡がとれそうにない期間中、メールがあった相手だけに決まった文面で自動的に返信するようにできます。